IP BOX – czy ulga nadal się opłaca w 2024 r.?

Transkrypcja

Dziś moim gościem jest Aleksandra Borowska. Aleksandra opowie nam o uldze IP Box dla programistów. O tym, jak ją otrzymać i czy opłaca się o nią ubiegać w 2024. Aleksandra, dziękuję, że przyjęłaś moje zaproszenie na rozmowę.

Cześć.

Aleksandro, może przedstaw nam swoją osobę i powiedz czym się na co dzień zajmujesz?

Cześć, bardzo mi miło, jestem Aleksandra Borowska. Już od ponad 3 lat zajmuję się ulgą IP Box. Na co dzień jestem związana z firmą Pravna Group. Stoję na czele zespołu, który pomaga programistom obniżyć podatek z IP Box'em. Mamy już ponad 4 tysiące takich procesów za sobą.

Opowiem o sobie w kilku słowach, żebyście mnie mogli lepiej poznać. Ukończyłam studia prawniczym, wtedy jeszcze nie planowałam się nawet związać z podatkami. Myślałam, jak wiele osób, że jest to trudne i straszne, bo na górze jest ten nasz wielki urząd skarbowy. Okazuje się też, że to jest naprawdę bardzo ciekawy temat. Możemy bardzo dużo zdziałać, jeśli chodzi o podatki i jestem tutaj, żeby wam ten temat przedstawić, żeby to było dla Was prostsze. 

IP Box nie dotyczy tylko programistów, prawda? To mogą być różne dziedziny branży IT, bo wspomniałaś o programistach, ale żeby nie sugerować, to nie tylko programiści, tak?

Tak, oczywiście. Nasza firma przede wszystkim pomaga programistom, ale IP Box ma też inne zakresy w ustawie. To taka nasza działka, którą głównie się zajmujemy.

Zanim przejdziemy dalej, to może powiedzmy: jakie możliwości podatkowe aktualnie ma sfera IT i w tym też programiści?

Myślę, że warto od tego zacząć, żeby dobrze zrozumieć, czym w ogóle IP Box jest. Programiści, którzy są aktualnie na jednoosobowej działalności gospodarczej, mogą się rozliczać na kilka sposobów. Może to być podatek liniowy: to jest 19% skala podatkowa, gdzie ten podatek nam się zmienia, tam jest 12%, 32% albo ryczałt 12%. W tym momencie pojawia się IP Box, który nie jest opodatkowaniem, który możemy tak po prostu mieć. Jest to dodatkowa ulga, którą możemy zastosować i obniżyć podatek do 5%. Żeby to wdrożyć, trzeba mieć wybrany podatek liniowy albo skalę podatkową, ponieważ ulga IP Box to jest ulga od podatku dochodowego.

Zanim przejdziemy dalej, to pokrótce omówię wszystkie te rodzaje podatków, które wymieniłam. Pierwszy z nich to jest podatek liniowy, który wynosi 19% i obliczamy go od dochodu. Czyli tutaj jest ważna kwestia, jak macie swoją fakturę netto (na razie VAT, który jest na fakturze zostawiamy), to to jest Wasz przychód. Od tego odliczamy sobie koszty, które możecie na działalności mieć i od dochodu liczymy 19%. Do tego możemy sobie dorzucić IP Box'a, ponieważ standardowe opodatkowanie to jest 19%, a IP Box obniża Wam ten podatek do 5%.

To może tak dopowiem, bo to może się źle skojarzyć: że nie dodajemy do 19%, tylko w przypadku IP Box'a obniżamy podatek do 5%. 

Oprócz podatku liniowego mamy jeszcze skalę podatkową, inaczej nazywaną zasadami ogólnymi. I jeśli chodzi o ten temat, to płacimy albo właśnie 12% od dochodu, tak samo jak przy podatku liniowym lub 32%. Jeżeli dochód nam nie przekracza 120 tysięcy złotych rocznie, to płacimy 12%, powyżej jest to 32%. I jeżeli byśmy mieli tutaj dokładać IP Box'a, to zarówno te 12% jak i 32% możemy sobie obniżyć do 5%. 

Warto dodać, że jeżeli faktycznie zastanawiacie się nad IP Box'em, to zazwyczaj najbardziej korzystny jest w przypadku podatku liniowego, ponieważ jest tam mniejsza składka zdrowotna wynosząca 4,9%, przy skali podatkowej jest to 9%. Mimo, że ten podatek zostanie finalnie obniżony, to ten liniowy zazwyczaj wychodzi najkorzystniej.

Ale też nie skreślajmy skali podatkowej. Bardzo często osoby, które zaczynają w branży IT, wybierają ją, ponieważ te przychody są na początkowym poziomie i wtedy ta skala podatkowa również się opłaca. Jest to taki temat, gdzie trzeba sprawdzić, co jest dla kogo najkorzystniejsze i najlepiej po prostu to przeliczyć. 

Jeżeli jeszcze nie jesteśmy zdecydowani na IP Box'a, no to pewnie wystarczy policzyć, co się bardziej będzie opłacać. Czy mamy te dochody powyżej 120 tysięcy i ile powyżej? I czy te 19% to jest ten podatek, który nam zostaje.

Jakbyś nam mogła jeszcze powiedzieć: co z ryczałtem? 

Oczywiście. Ryczałt to taki temat, który często się pojawia w sferze IT, ponieważ w 2022 roku, kiedy wszedł nam nowy Polski Ład, właśnie ten ryczałt został obniżony do 12%. Wiele osób faktycznie tutaj ten ryczałt wybiera i z pewnością dla wielu będzie to dobra opcja.

Dodam też, że dużo osób, które przeszło na ryczałt w 2022, teraz do nas wraca. Nawet Ci co w tym roku są na ryczałcie, jednak mówią: w sumie może bym jednak tutaj spróbował tego IP Box'a. Oczywiście ja też nie neguję. Każdy powinien wybrać to, co uważa dla niego za bardziej korzystne.

Kiedy my robimy kalkulacje, zazwyczaj ten IP Box z podatkiem liniowym wychodzi najkorzystniej. Mogę powiedzieć, że praktycznie w 100%, ale tak jak mówię: są trzy opcje, plus do tego dołożenie ulgi IP Box. I też chciałam to przedstawić, żeby była jasność, jakie opcje mamy aktualnie przy jednoosobowej działalności.

Super, to może jeszcze bym dopowiedział, jeżeli coś źle mówię, to proszę wyjaśnij. Przy ryczałcie nie możemy sobie pomniejszać tej wartości o koszty. Jeżeli mamy jakieś koszty np. leasing, komputer, tego typu rzeczy, mamy 100 tysięcy przychodu, a kosztów 20 tysięcy, to przy liniowym czy przy skali mamy 80 tysięcy do opodatkowania. Natomiast w przypadku ryczałtu cały czas jest to 100%, tak?

Tak, dokładnie. Jeśli chodzi o ryczałt, to tutaj niestety nie możemy tych kosztów odjąć. Przykładowo, jeżeli już z góry wiecie, że np. macie leasing na auto i gdzieś te koszty się pojawiają, to warto się skłaniać ku podatkowi dochodowemu.

Teraz chyba najwyższy czas powiedzieć, czym jest IP Box i kto może z niego skorzystać?

Oczywiście. Ulga IP Box jest to w naszym prawie podatkowym ulga, która pozwala na obniżenie podatku do 5%. Weszła w życie 1 stycznia 2019 roku. Co ważne: można ją rozliczyć wstecznie, polskie prawo daje nam możliwość rozliczenia się do 5 lat wstecz. I teraz informacja dla osób, które np. już w 2019 prowadziły działalność, będzie można to jeszcze w 2024 roku zrobić, bo to jest te 5 lat. 

Istotne jeśli chodzi o IP Box'a jest to, że ustawowo mamy wskazane, że te prace muszą mieć charakter innowacyjny. Warto wytłumaczyć tą innowacyjność. Ja to często porównuję, że nie muszą to być aplikacje do lotów w kosmos. Nie musi to być aż taka innowacyjność. Trzeba zdać sobie sprawę, że większość rzeczy, która jest wdrażana, jest innowacyjna. Przypomnijmy sobie, jak to było 10 lat temu, jak wyglądała nasza technologia i nasze aplikacje i jak bardzo to się zmieniło. Dlatego w większości, kiedy tworzycie jakieś nowe oprogramowanie, jakąś aplikację, no to nadal jest to w świetle prawa uznawane za innowacyjne.

Ważne też przy IP Box'ie są prawa autorskie, ponieważ to one właśnie dają takie uprawnienie do tego, żeby sobie tą ulgę zastosować. Tworząc jakieś oprogramowanie, macie do nich prawa autorskie. I teraz na pewno Waszemu kontrahentowi zależy, żeby te prawa autorskie od Was posiąść, żeby później z nich korzystać. I dzięki temu, że te prawa autorskie sprzedajecie, to później ten przychód możecie sobie rozliczyć na 5%.

To może jeszcze dopytam o te prawa autorskie: co jeżeli faktycznie ktoś pisze program i powiedzmy, że jego pracodawca zapomniał albo po prostu nie ma w umowie tych prawa autorskich, co wtedy? Czy pracodawca już nie może korzystać z tego kodu? Czy będzie chętny na podpisanie umowy, która przekazuje te prawa autorskie i czy możemy to zrobić wstecz?

My zawsze na początku procesu sprawdzamy umowy. Na ten moment już coraz rzadziej, ale nadal zdarza się, że gdzieś tych zapisów o prawach autorskich nie ma. Mam wrażenie, że te firmy są po prostu nieświadome tego, że bez tych zapisów, osoba, która dany kod stworzyła, mogłaby później się o te prawa ubiegać. Widzimy, że jeżeli tego nie ma, to firmy bez żadnego problemu podpisują takie oświadczenie, że te prawa są faktycznie przekazywane. Jeżeli współpraca jest z polskimi firmami, to 99% już pamięta o tym, żeby to dodawać. Problem pojawia się przy firmach zagranicznych, ponieważ oni gdzieś tam mają może to prawo inaczej uregulowane i wtedy czasem trzeba te zapisy dodawać, ale jest to zawsze do zrobienia. To ważna kwestia właśnie przy startowaniu z IP Box'em, trzeba sprawdzić, czy te zapisy są. My też każdą z osób pytamy i później sprawdzamy umowy. 

To może, jakbyśmy mieli tak podsumować: dla kogo ulga IP Box jest skierowana i jakie najczęściej zawody, czy specjaliści z niej korzystają?

No jeżeli chodzi tutaj o strefę IT, to wszystkie te osoby, które piszą kod, w większości się kwalifikują. Warto zaznaczyć, że musi być to np. rozwijanie danej aplikacji. Nie trzeba wchodząc do danego projektu zaczynać jej od nowa, można do jakiegoś dołączyć gdzieś w międzyczasie. Więc takie stanowiska jak: back end, front end, full stack, to wszystko będzie się kwalifikować. Też osoby, które programują maszyny CNC, albo jak ktoś tworzy gry, czy osoby związane z bazami danych. Jest tego trochę i widzimy w tym temacie, że KIS troszkę to rozszerzył w stosunku do tego, co było, gdy ta ulga wchodziła.

Powiedzmy jeszcze: kto to jest KIS? 

KIS to Krajowa Informacja Skarbowa. Czyli podmiot skarbowy, który wydaje interpretacje indywidualne, które są niezbędne, żeby z ulgi IP Box skorzystać. 

Jeszcze widziałem, że na takiej liście może być tester automatyzujący, ale co jeżeli taka osoba część rzeczy robi jako tester automatyzujący, część jako manualny, wtedy pewnie trzeba jakoś procentowo określić swoją pracę. Jak to jest rozwiązywane? 

Dokładnie tak to wygląda. Trzeba właśnie procentowo określić swoją pracę. Czasami się gdzieś spisuje swoje zadania i wtedy możemy zrobić tak, że jeżeli ktoś w połowie pisze testy automatyzujące, a w połowie manualne, to tę połowę można rozliczyć z IP Box'em.

No dobrze, to pójdźmy dalej. Wspominaliśmy już o ryczałcie, trochę powiedzieliśmy o IP Box'ie. Może teraz moglibyśmy porównać te dwa rozwiązania, bo one są pewnie najczęściej wybierane. Wejdźmy w szczegóły, tak żeby nam łatwiej było sobie wyobrazić, co będzie dla nas lepszym rozwiązaniem.

Jasne. Generalnie to są tak naprawdę dwa różne rodzaje opodatkowania, ale dotyczą tej samej grupy docelowej. Odniosę się tu do porównania ryczałtu oraz IP Box'a z podatkiem liniowym, ponieważ jest to najczęstsza opcja, którą nasi klienci wybierają i tak jak już wspominałam, jest zazwyczaj najbardziej korzystna. Same procenty wskazują, że na podatku liniowym plus IP Box tego podatku będzie mniej, bo będzie to 5%, jeśli chodzi o ryczałt będzie to 12%. 

Jest też tutaj ta kwestia kosztów, więc to bardzo ważne, żeby się zastanowić, czy te koszty planujemy, czy nie. Ale to też nie jest tak, że jak Wy kosztów nie macie, to to już się nie będzie opłacać. Przy IP Box'ie jest taki wskaźnik Nexus, o którym wspomnę. W tym wskaźniku przy wyliczaniu zwrotu do IP Box'a jest właśnie taka część kosztowa i te koszty muszą być, bo inaczej nam ten Nexus wyjdzie zero i dostaniecie zero zwrotu. Więc koszt musi się pojawić na dany projekt, nad którym pracujecie i który rozliczacie z IP Box'em. Jak to jest 300 zł za księgowość miesięcznie, to to już wystarczy.

A jeszcze, gdybym dopytał o ten IP Box, bo powtarzasz takie sformułowanie: do 5%. Czy ten IP Box może mieć też 8%, czy ta wartość może być różna?

Może źle to ujęłam, tutaj chodzi o to, że zniżamy podatek przykładowo z 19% na 5%. Przede wszystkim ten podatek dochodowy zawsze będzie 5%. Często też liczymy dla naszych klientów rzeczywiste obciążenie podatkowe, gdzie już są wliczone ZUS, czy składka zdrowotna, to co przy każdej formie opodatkowania, ale sam podatek obniża się do 5%.

No dobrze, to możesz nam jeszcze powiedzieć coś więcej na temat tej składki zdrowotnej, o której wspominałaś, ile ona faktycznie wynosi?

Oczywiście. Mamy tutaj podział, jeżeli chodzi o ryczałt, wygląda to inaczej, jeżeli chodzi o podatek liniowy, czy skalę podatkową, to też wygląda to inaczej. Na skali podatkowej ta składka zdrowotna to jest 9%, na podatku liniowym to jest 4,9%. Na ryczałcie jest ona stała w zależności od zakresu, w jakim Wasz przychód wyniesie w danym roku. 

Jeśli chodzi o podatek liniowy z IP Box'em i ryczałt. Ryczałt, dla faktury 15 000 zł netto miesięcznie, to jest około 620 zł miesięcznie do opłacenia składki zdrowotnej. Przykładowo na podatku liniowym, jeśli nie mamy żadnych kosztów, no to będzie około 730 zł. Więc faktycznie, no jest to trochę więcej, ale ten niższy podatek przy IP Box'ie szybko równoważy tę kwestię. 

Dodatkowo też dla podatku liniowego przy fakturze 15 000 zł netto i jeżeli już są koszty na poziomie takim 1 000 zł, składka zmniejsza się już do około 680 zł miesięcznie.

Podsumowując, ta składka zdrowotna na podatku liniowym, czy też w skali podatkowej może nie być aż taka groźna, jak się na początku wydaje. 

To wróćmy jeszcze na chwilę do ryczałtu, bo wychodzi na to, że składka zdrowotna na ryczałcie może być korzystna, ale może być problem ze zdolnością kredytową. Potwierdzisz?

Tak, jeśli chodzi o ryczałt może się tutaj pojawić problem, ponieważ bank ustalając Waszą zdolność kredytową, nie widzi waszych kosztów. Nie wie, ile wy z tego Waszego przychodu wydajecie na rzeczy związane z firmą. Ja nie mówię, że nie jest to realne, żeby ten kredyt na ryczałcie dostać, ale może być to bardziej uciążliwe. 

Jeśli chodzi o IP Box'a z podatkiem liniowym czy skalą, czasem wracają do nas klienci z takimi pytaniami o kredyt, ponieważ przy IP Box'ie okazuje się, że tego podatku jest po prostu bardzo mało i banki się zastanawiają, skąd to się bierze. Ale widzimy, że jak się przedstawi informację, że korzysta się z IP Box'a, to dla nich jest to zrozumiałe i z tymi kredytami problemu nie ma.

To zatrzymajmy się w takim razie nad tymi niskimi podatkami. Jakie zyski możemy liczyć w zależności od zarobków? Jak IP Box wypada w porównaniu ze standardowym rozliczeniem albo dość niskim ryczałtem? Tu poprosimy o jakiś konkret, żebyśmy wiedzieli, ile zostanie u nas w kieszeni.

To ja może się też odniosę już do tych 15 000 zł na fakturze, bo już zaczęłam z tą składką zdrowotną, więc żeby tak przedstawić w całości, to na tych liczbach będę operować. Generalnie te zwroty przy IP Box'ie naprawdę mogą być wysokie.

Zwroty, czyli trzeba zapłacić, a potem dopiero się otrzymuje zwrot pod koniec roku, tak?

Tak, jak najbardziej. Przy IP Box'ie otrzymujemy zwrot, czyli w ciągu roku płaci się tą zadeklarowaną stawkę podatkową, a później otrzymujemy taką, ja się śmieję: 13. wypłatę, w formie zwrotu z urzędu skarbowego, w związku z nadpłatą tego podatku. 

Przykładowo, jeśli na fakturze macie 15 000 zł netto i ja założę tutaj takie minimalne koszty właśnie za tą księgowość np. 300 złotych, to takie realne obciążenie podatkowe w ujęciu rocznym na IP Box'a z podatkiem liniowym to jest 9,37%. Przy ryczałcie wychodzi nam 15,27%, więc faktycznie to tutaj wzrasta. 

Finalnie, jeśli chodzi o porównanie IP Box'a do ryczałtu wychodzimy około 10 000 zł do przodu w skali roku. A jeżeli chodzi o ten jednorazowy zwrot, to tam jest około 23 000 zł zwrotu, przy tych liczbach, które przedstawiłam.

Czyli w zasadzie wychodzi na to, że 13 i nawet trochę 14 wypłaty.

No trochę tak jest. Czasem nawet klienci wspominają o tym, że to, że to jest w formie takiego zwrotu, to jest dla nich plus. No bo, na ryczałcie mają te pieniądze teoretycznie od razu, trochę mniej tego podatku zapłacą, ale gdzieś tam się te pieniądze wydadzą w międzyczasie, nie wiadomo co się z nimi stanie. 

A na IP Box'ie, na początek zapłacimy więcej, ale później dostajemy zwrot i takie przykładowe 23 000 zł, o których wspomniałami, same się trochę oszczędziły za nas. Nagle się okazuje, że to może być też dobre. Mamy tę tendencję, że same się te pieniądze wydają, a tak to można powiedzieć, że urząd skarbowy trochę za nas oszczędza.

Ok, a czy IP Box'a można rozliczać wstecznie?

Tak, można jak najbardziej rozliczyć wstecznie. Nasze polskie prawo daje nam duże możliwości w tym temacie, bo aż 5 lat wstecz. Na ten moment jeszcze nawet 2019 rok jest możliwy do rozliczenia. Także jak najbardziej, jeżeli ktoś tutaj dłużej prowadzi działalność i był na podatku liniowym lub skali podatkowej, może się śmiało o to ubiegać. 

A jesteś w stanie nam powiedzieć, ile możemy dostać zwrotu przy określonych wartościach podatku? 

Tak, podam tutaj kilka takich przykładów, jakie zwroty nasi klienci dostawali. Będzie tutaj zarówno i w ujęciu dłuższej ilości lat, jak i przykładowo jednego roku. Imienia i nazwiska oczywiście klienta podać nie mogę, ale liczby są realne.

Przy zapłaconym podatku 300 811 zł, zwrotu było ponad 218 000 zł. Także dość miły zastrzyk, jeśli chodzi o taki jednorazowy zwrot. Oczywiście to było z kilku lat, ale zdarzają się klienci, którzy z roku mieli takie zwroty, wiadomo zależy od firmy, a też rozliczamy spółki. 

Kolejny przykład, jaki mamy to 171 000 zł zapłaconego podatku, zwrotu 120 821 zł, także też ciekawy. 

To nie jest tak, że te liczby muszą być ogromne, więc kolejny, który warto pokazać to przy zapłaconym podatku 35 000 zł, zwrotu 18 000 zł, więc też taka ponad połowa do nas tutaj jeszcze wraca.

Skoro wygląda to tak dobrze, to pytanie: czy warto jeszcze w 2024 roku zacząć IP Box'a? Czy to jest tak, że jak staramy się wstecz, to od razu też wchodzimy na tą opcję 5%? 

Sądzę, że warto. IP Box jest dalej bardzo ciekawą opcją, jeśli chodzi o rozliczanie się z naszych podatków. Na tych zwrotach dobrze widać, że można dostać za zeszłe lata np. 200 000 zł zwrotu. Oczywiście, jeżeli zaczynamy działać z IP Box'em od roku 2024, to po jednym roku takiego zwrotu nie będzie. Ale zwrot np. 20 000 zł, a w stosunku do tego ryczałtu na plusie 10 000 zł, to są zawsze fajne pieniądze i można je w coś zainwestować.

Brzmi bardzo dobrze. W takim razie od czego w ogóle zacząć? O co trzeba zadbać, by nie narazić się np. na kontrolę urzędu albo przegraną sprawę w sądzie?

No to może zacznijmy teraz trochę o dokumentach, postaram się, żeby było prosto i zwięźle. Pierwsza kwestia: interpretacja indywidualna, to jest taki dokument, od którego musimy zacząć, żeby z ulgi bezpiecznie skorzystać. W naszym polskim prawie, nigdzie nie ma zapisane, że trzeba tą interpretację mieć. Ale jeśli pojawią się czynności sprawdzające, kontrola przy IP Box'ie, to po prostu o to pytają i trzeba to przedstawić, więc dla swojego własnego bezpieczeństwa bez tej interpretacji lepiej nie zaczynać.

No i kolejna kwestia to jest ewidencja IP Box, gdzie wpisuje się faktury, które rozliczamy z IP Box'em. Druga część to jest taka część zadaniowa, czyli nad jakim projektem pracowało się w danym miesiącu. Wpisuje się tam 2-3 zdania o projekcie na miesiąc: co się w międzyczasie z tym projektem robiło.

Wracając jeszcze do interpretacji indywidualnej, to kwestia złożenia wniosku do KIS-u wspomnianego już wcześniej, czyli Krajowej Informacji Skarbowej. KIS ma za zadanie, żeby nam wydać opinie, czy możemy rozliczyć się z IP Box'em i czy prawidłowo te przepisy podatkowe stosujemy. To jest najważniejsze, żeby o to wystąpić i mieć pozytywnie rozpatrzony wniosek, żeby później składać dokumenty już do urzędu skarbowego. 

Jeżeli chodzi o ewidencję IP Box, to ona ma podzielić projekty, nad którymi pracujemy i też obowiązki, które mamy w związku z kontraktem, który wykonujemy. Czasem zdarzy się tak, że nie wszystkie rzeczy, które robimy do IP Box'a się wyliczają. Ja też dodam, że to, że nie rozliczamy 100% swojego dochodu z IP Box'em, to nie jest tak, że to od razu źle i zwroty będą niekorzystne. Zdarza się, że ktoś np. rozlicza 80% swojego dochodu z IP Box'em i nawet wychodzi to lepiej niż by było to 100%. Tam są jeszcze różne ulgi, ulgi na dzieci, jakieś koszty się pojawiają, więc jeżeli widzicie, że nie 100% Waszych obowiązków miałoby się kwalifikować, to nie skreślajcie tematu. 

Jeśli chodzi o naszą firmę, gdybyście chcieli tutaj z nami współpracować, to mamy kilka kroków, żeby właśnie tę ulgę uzyskać. Na początek jeżeli nawiążemy taką współpracę, nasz doradca podatkowy kontaktuje się z Tobą do 2-3 dni roboczych, później piszemy dla Ciebie wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, sprawdzamy też umowy w tym temacie. Zadajemy też trochę pytań o Twoją działalność, żeby taki doradca mógł ją poznać i mógł prawidłowo ten wniosek napisać. Wniosek wysyłamy do KIS-u, aktualnie na rozpatrzenie mają minimum 3 miesiące, realnie widzimy, że to trwa ok. 4 miesiące. Jak taka interpretacja do nas wróci, to jeżeli w poprzednich latach też prowadziło się działalność i to się kwalifikuje, to od razu można złożyć tak zwany PIT/IP, żeby ulgę IP Box rozliczyć. Jeżeli chodzi o ten rok 2023, to zaraz będziemy wchodzić w okres rozliczeń tego roku i kiedy będzie możliwość już rozliczenia, to będzie też można rozliczyć od razu IP Box'a.

Jak już wspomniałaś o tych dokumentach, to może właśnie powiedzmy coś więcej, jak prowadzić ewidencję IP Box. Czy zajmuje to dużo czasu i czy jest trudne? Wspomniałaś o dwóch zdaniach, ale chyba aż takie proste to nie może być?

Oczywiście, jeśli chodzi o ewidencję IP Box, no trochę trzeba tych danych do niej wpisać. Niejednokrotnie spotykałam się z tym, że klienci się tego obawiali, a jak przesłaliśmy wzór z objaśnieniami, to się okazywało, że to nie było to aż takie ciężkie. Ja też dodam, że prawnie mamy wskazane, że ewidencja do IP Box'a musi być, ale nikt nigdzie wzoru nie dał. My z naszej strony mamy już po prostu taki wzór sprawdzony, który w urzędach skarbowych jest akceptowany.

Pierwsza część jest taka typowo księgowa, podobna do księgi przychodów i rozchodów. Tam wrzucone są faktury, które rozliczamy z ulgą IP Box. 

Druga część to są projekty. Tutaj wpisujemy przy danym miesiącu nad jakim projektem pracowaliśmy. Mówiłam, że to jest w miarę proste, ponieważ gdzieś tam w internecie można było się spotkać z tym, że np. trzeba będzie każdą godzinę którą pracowaliśmy opisywać, ale tak nie jest. Wystarczy takie ujęcie właśnie w stosunku do miesiąca nad jakim projektem się pracowało.

Jak już mówimy o tej ewidencji czasu, to co to jest? Czy to jest po prostu wpisanie trzy godziny? Czy to musi być jakiś, zrzut z programu, który faktycznie kontroluje, ile co robiliśmy?

Ewidencja to jest jedyny oficjalny dokument, który się wysyła do urzędu skarbowego, aby IP Box'a rozliczyć. Żeby tam wpisać te godziny, przez które była ta praca wykonywana, to np. wiele osób korzysta z Jiry, aby sobie te swoje zadanie odznaczać i na tej podstawie to wyciągnąć. Zdarza się również, że niektórzy mają bezpośrednio już w kontrakcie zapisane, że dana ilość czasu będzie poświęcona na programowanie. Szczególnie jeżeli są to osoby, które mają obowiązki lidera i np. mają, że 20% to są te obowiązki liderskie, a 80% to już jest programowanie i rozwój tego oprogramowania.

Czyli rozumiem, że nie musimy mieć dowodów typu nagranie ekranu przez cały dzień, że faktycznie robiliśmy to co robiliśmy?

Nie musimy, nie ma takiej potrzeby.

No dobrze, to w drugą stronę pytanie: jakie codzienne prace nie kwalifikują się do ulgi?

To przykładowo, jeżeli mielibyście jakieś szkolenie. Czasami firmy, z którymi współpracujecie, same wyślą Was na takie szkolenie, to niestety ten czas wliczał się nie będzie. Ale jeżeli chodzi o np. spotkania związane z projektem, czasem trzeba też coś dokumentacyjnie uzupełnić, no to jeżeli to jest wszystko związane, żeby finalnie ten kod powstał, no to to będzie się kwalifikować.

Ok, brzmi to całkiem nieźle. To w takim razie, jakie są najczęstsze obawy programistów przed zastosowaniem tej ulgi?

To co zauważam, to dużo osób się boi, że trzeba spełnić dodatkowe wymogi i trzeba mieć dodatkową dokumentację. Rzeczywiście, gdybyście chcieli usiąść i sami sobie tą dokumentację przygotować, może być ciężko. Ja widzę, że jeżeli jest to dobrze zrobione procesowo, to nie jest to trudne, tylko trzeba faktycznie przez te kolejne etapy przejść. 

Niektórym może się też wydawać, że to długi proces, bo trzeba się do tego KIS-u zgłosić. To 4 miesiące czekania, później urząd też ma 45 dni na wydanie zwrotu po złożeniu tego PIT/IP, czyli rozliczenia IP Box'a, o którym wspominałam.

No i przede wszystkim – urząd skarbowy. Większość osób po prostu się go boi. Ja osobiście uważam, że trochę niesłusznie, bo naprawdę pracownicy w urzędzie, potrafią być bardzo pomocni. To, że np. przy IP Box'ie przykładowo mamy małe kontrole, takie czynności sprawdzające, gdzie urząd się do nas odezwie, żeby, dosłać umowy, które macie z kontrahentem, na podstawie których można rozliczyć IP Box'a. W sumie co się dziwić, jeżeli mają wydać jakieś pieniądze, to chcą to sprawdzić. Myślę, że nie warto zakładać, że te osoby w urzędzie chcą być złośliwe. To też jest ich praca, mają to sprawdzić.

Ale po to też istniejemy, żeby z takimi tematami pomóc i dla osób, które chcą zyskiwać więcej, bo mają do tego prawo, wykonując dane działania, zajmując się pewną profesją, żeby z takiej ulgi skorzystać. No to warto spróbować i gdzieś tam ta dokumentacja jest do przejścia. 

To jak już sama wspomniałaś o kontroli, to może powiedzielibyśmy coś więcej na jej temat. Jak ona wygląda, na czym polega, jak powinniśmy się do niej przygotować i co zrobić, żeby była pozytywna?

Kontrola to może nawet za duże słowo, ponieważ dużo osób, jak słyszy kontrola z urzędu skarbowego, to czuje bardzo duży strach. A my, teraz działamy w taki sposób, żeby wręcz wymusić tą IP Box'ową kontrolę, żeby urząd skarbowy sprawdził, zanim jakikolwiek zwrot wyda. To są standardowe procesy do przejścia, czyli przykładowo dosłanie dokumentów, o które urząd poprosi, bo przy składaniu PIT/IP nie ma czegoś takiego jak, załącz umowy z kontrahentem. Więc nic dziwnego, że urząd po to wraca, to są takie standardowe procedury. Jak ktoś do mnie dzwoni i mówi: no z urzędu się odezwali, ja mówię: no to świetnie, to trzeba się cieszyć. Niech sobie właśnie sprawdzą, dopytają, zanim cokolwiek wydadzą. Moim zdaniem lepiej w tą stronę, niż żeby to sprawdzali za kilka lat, lepiej mieć to z głowy.

To może też powiedz, jak często te kontrole mogą być. Czy co chwilę będą nas męczyć? Na czym kontrolerzy się skupiają? Czy starają się przychodzić do nas i patrzeć jak wygląda nasz komputer, nasz kod? Czy to raczej tylko zdalnie?

Ok, zacznę od końca. Jest to praktycznie w 100% zdalnie, telefonicznie czy mailowo. Po prostu ktoś z urzędu się do nas odzywa, właśnie o dosłanie takich dodatkowych dokumentów. Praktycznie u każdego taka kontrola przed wydaniem tego zwrotu będzie. My tego nie kryjemy, wręcz mówimy wprost. Tak jak mówię, to wręcz dobrze, ponieważ jak się już to przejdzie, to szansa na to, że urząd do nas wróci z powrotem jest nikła. Ona jest po to, żeby sprawdzić przed wydaniem tego zwrotu, czy faktycznie on nam się należy.

To wracając do Ciebie i Twojej firmy, bo dużo rzeczy jednak trzeba zrobić, żeby móc starać się o tą ulgę. Czy możemy oczekiwać pomocy z Waszej strony, jeżeli pojawi się kontrola i czy jest to odpłatne?

Jeżeli ktoś nie wie dokładnie, co do urzędu np. przesłać, to pomagamy, wskazujemy co wysłać, czego nie wysyłać (czasami tak się może okazać), na takie wsparcie można u nas liczyć.

Dobrze, a wróćmy do tego roku 2024. Czy w tym nadchodzącym roku coś się zmieni? Czy powinniśmy szczególnie uważać na jakieś informacje z 2023 roku, które mogą być już nieaktualne i mogą nas wprowadzić w błąd? Czy ewentualne zmiany też mają wpływ np. na interpretację indywidualną, którą już mamy? Dopowiem, że jeżeli by się przepisy zmieniły, to ponownie byśmy musieli poprosić o tę interpretację indywidualną.

Jeśli chodzi o samego IP Box'a, to te przepisy się nie zmieniły. To, co warto mieć na uwadze, szczególnie osoby, które już taką interpretację uzyskały i będą chciały się w kolejnych latach rozliczać, to trzeba sprawdzić, czy ta interpretacja jest wydana bezterminowo, czyli czy obowiązuje na dany konkretny rok. Jeżeli np. to, czym się zajmujecie w jakiś sposób się zmieniło, warto sprawdzić, czy nadal kwalifikuje się do tego, co mieliśmy w interpretacji, czy nie trzeba by było wystąpić o nową. Czasem też może np. być problem z zapisami w umowie, zmieniliśmy kontrahenta, czy nawiązaliśmy współpracę z nowym i jakiegoś zapisu tutaj w umowie brakuje. 

My działamy też w taki sposób, że jeżeli ktoś z nami robił IP Box'a i właśnie jakieś takie zmiany zachodzą, to zawsze może się do nas odezwać i my sprawdzamy, czy ta interpretacja, którą wcześniej dla niego uzyskaliśmy, dalej się kwalifikuje. 

Jak już wspomnieliśmy o tych zmianach, to czy wiemy, czy w przyszłości coś się może zmienić? Czy jest coś, co powinno nas skłonić do tego, żeby jak najszybciej skorzystać z tej ulgi?

To, co mogę zaznaczyć, to na pewno nie warto zwlekać, jeżeli ktoś chce się rozliczyć jeszcze wstecznie, bo nadal jeszcze ten 2019 rok można rozliczyć, ale pomału ten termin już się nam kończy. Myślę, że nie warto robić tego tak na ostatnią chwilę, tylko faktycznie za ten temat się zabrać.

Dodam też, że jeżeli ktoś w przyszłym roku planuje z ryczałtu przejść na IP Box'a, to pamiętajcie proszę, że do 20 lutego. Do 20 dnia po pierwszej fakturze, którą wystawimy w danym roku, należy wybrać swój rodzaj opodatkowania. Ten rodzaj opodatkowania wybiera się na dany rok, więc jeżeli ktoś ma takie plany na przyszłość, to pamiętajcie, żeby to zrobić i wybrać do 20 lutego.

Super, to Aleksandro, powiedz nam proszę: gdzie możemy Cię spotkać w sieci, jeżeli ktoś by chciał coś dopytać, coś się dowiedzieć więcej, to gdzie może do Ciebie pisać?

Do mnie bezpośrednio zapraszam serdecznie na przykład na LinkedIna, na naszej stronie znajduje się numer do mnie, gdyby ktoś chciał zadzwonić, to też można, chętnie odpowiem.

Uwaga, bo może się okazać, że nie będziesz nic innego robić, tylko odbierać telefony.

Chętnie pomogę i spokojnie, jakbym nie dawała rady, to mamy jeszcze trzy świetne dziewczyny w zespole, jestem pewna, że chętnie pomogą.

A co jeśli ktoś by chciał skorzystać z ulgi IP Box i zacząć współpracę z Twoją firmą, czyli Pravna Group, która jest sponsorem dzisiejszego odcinka, to co musi zrobić?

Myślę, że takim najłatwiejszym sposobem jest wejście na naszą stronę, tam jest szybka ankieta do wypełnienia, my dostajemy takie zgłoszenie, kontaktujemy się zawsze do 24 godzin w dzień roboczy. Tłumaczymy wszystko, zanim jakiekolwiek podejmiecie decyzję, czy chcecie działać, to my wszystko sprawdzamy, możemy też pomóc z umowami i przedstawiamy cały proces. Taka konsultacja jest bezpłatna, więc jeżeli ktoś chciałby się czegoś dowiedzieć, to zapraszamy.

Super, to Aleksandro, w takim razie bardzo Ci dziękuję za dzisiejszą rozmowę i podzielenie się z nami tymi wszystkimi informacjami.

Dziękuję również, dobrego dnia wszystkim życzę. 

Dzięki, cześć!